In St. Ingbert wird derzeit an einem Projekt gearbeitet, das weit über den Alltag in den Amtsstuben hinausreicht. Die Stadtverwaltung stellt ihre Prozesse Schritt für Schritt auf digitale Abläufe um – und denkt dabei bereits an die Frage, wie Entscheidungen und Unterlagen auch in vielen Jahrzehnten noch zuverlässig verfügbar sein sollen. Im Mittelpunkt steht der Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs, das die Arbeit des Stadtarchivs grundlegend verändern wird.
Ausgangspunkt ist die Einführung der elektronischen Akte. Was bislang in Papierordnern abgeheftet wurde, liegt künftig in Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen. Damit verschiebt sich auch der Auftrag des Stadtarchivs: Es geht nicht mehr nur darum, Aktenregale zu füllen und Papier zu bewahren, sondern digitale Informationen rechtssicher zu speichern und komplexe Datenstrukturen so zu organisieren, dass sie dauerhaft lesbar bleiben.
Um sich auf diese Aufgabe vorzubereiten, hat sich Oberbürgermeister Dr. Ulli Meyer gemeinsam mit den Digitalisierungsbeauftragten der Stadt und dem Stadtarchiv fachlichen Rat geholt. Gesprächspartner war Dr. David Schnur, Leiter des Saarländischen Landesarchivs. Er kennt die Herausforderungen, vor denen Archive im Zuge der Digitalisierung stehen. „Die Einführung eines digitalen Langzeitarchivs stellt eine Herkulesaufgabe dar. Archive müssen dafür ihren kompletten Arbeitsprozess umstellen“, betont Dr. David Schnur.
Die Stadt St. Ingbert will diesen Schritt bewusst und strukturiert gehen. Das Ziel ist klar formuliert: Nach der Landeshauptstadt Saarbrücken soll St. Ingbert die zweite Stadtverwaltung im Saarland sein, die ein digitales Langzeitarchiv erfolgreich etabliert. Damit würde die Mittelstadt eine Vorreiterrolle bei der digitalen Sicherung von Verwaltungsentscheidungen und historischen Daten einnehmen.
Oberbürgermeister Dr. Ulli Meyer sieht in dem Austausch mit dem Landesarchiv einen wichtigen Meilenstein: „Mit diesem Austausch kommen wir unserem Ziel einer effizienten, modernen und zukunftsfähigen Verwaltung wieder ein Stück näher.“ Die technische Perspektive ergänzt Sven Oberinger, CIO der Stadt St. Ingbert: „Mit der Einführung des DMS-Systems nutzen wir vorhandene Synergien und denken das digitale Langzeitarchiv von Anfang an konsequent mit.“
Die Verantwortlichen in St. Ingbert verbinden damit den Anspruch, die Verwaltung nicht nur zu digitalisieren, sondern diese Digitalisierung auch langfristig abzusichern. Die Stadt setzt darauf, dass wichtige Beschlüsse, Verträge und historische Unterlagen auch in 100 Jahren noch sicher, unveränderbar und lesbar sind. So entsteht Schritt für Schritt eine Verwaltung, die digital arbeitet und zugleich die Erinnerung an das kommunale Handeln dauerhaft bewahrt.
Am Ende steht ein klares Leitbild: St. Ingbert will die Verwaltung von morgen gestalten – sicher, digital und nachhaltig.
