Im Büroalltag verliert das Faxgerät stetig an Bedeutung. Unternehmen setzen vermehrt auf digitale Lösungen zur Kommunikation und Interaktion im Geschäftsalltag. So hat sich der Anteil der Unternehmen, die das Fax häufig oder sehr häufig nutzen, seit 2016 fast halbiert: Vor fünf Jahren gaben acht von zehn Unternehmen (79 Prozent) an, häufig via Fax nach innen und außen zu kommunizieren. Heute sind es noch ca. vier von zehn (43 Prozent).

E-Mail (100 Prozent) und Festnetz-Telefon (98 Prozent) bleiben als Kommunikationskanäle dominant, doch Smartphones (89 Prozent), Onlinemeetings (67 Prozent), Messenger-Dienste (66 Prozent) und Kunden- oder Mitarbeiterportale (60 Prozent) holen auf. Das zeigt eine repräsentative Befragung von mehr als 500 Unternehmen aller Branchen, die vom Digitalverband Bitkom in Auftrag gegeben wurde. „Wie schnell der Wandlungsprozess in den Unternehmen vonstattengeht, ist stark abhängig von der Branche und von Unternehmensspezifika. Banken und Finanzdienstleister sind bei der Digitalisierung beispielsweise weit vorne. Die Transport- und Logistikbranche muss hingegen aufholen“, erklärt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.

Auch die Büro- und Verwaltungsprozesse insgesamt werden stärker digitalisiert. Britze: „Die Zettelwirtschaft verschwindet langsam, aber sicher aus den Unternehmen.“ So liefen 2016 in jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) die meisten Geschäftsprozesse papierbasiert ab, 2021 noch in knapp jedem Vierten (23 Prozent). Umgekehrt wird in einem Drittel der Unternehmen (34 Prozent) überwiegend papierlos gearbeitet, deutlich mehr als noch vor fünf Jahren (2016: 27 Prozent). Vor allem große Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden verzichten zunehmend auf Papier. Vier von zehn (42 Prozent) haben den Großteil ihrer Prozesse bereits digitalisiert, 13 Prozent davon vollständig. Etwa genauso viele sind es bei den Unternehmen zwischen 100 und 499 Mitarbeitenden (12 Prozent). Bei kleinen Unternehmen zwischen 20 und 99 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verzichten nur sechs Prozent gänzlich auf Papier. „Große Unternehmen sind Vorreiter der digitalen Zusammenarbeit“, erklärt der Bitkom-Experte.

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Angesichts der Vielzahl von Kommunikationskanälen, die Unternehmen heute bereitstellen müssen, hat Bitkom einen Navigator entwickelt. Er dient als Orientierungshilfe, um Hersteller und ihre Produkte sowie Dienstleister im Bereich Business Communications einordnen zu können. Er zeigt auf, welche Möglichkeiten Systemhersteller und Dienstleister bieten, um ihre Kundinnen und Kunden bei der Digitalisierung und Verbesserung von Kommunikations- und Geschäftsprozessen zu unterstützen. Unternehmen, die auf der Suche nach einem passenden Anbieter sind, erhalten einen Überblick über die aktuelle Systemlandschaft und somit eine Entscheidungshilfe für die Produkt- und Lösungswahl.

Kostenloser Download: www.bitkom.org/Business-Communication-Solutions-Navigator

Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 502 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland im März und April 2021 telefonisch befragt. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: „Wie häufig kommen derzeit die folgenden Kommunikationskanäle für die interne und externe Kommunikation in Ihrem Unternehmen zum Einsatz?“ und „Wie hoch ist der Anteil Ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse, die papierbasiert ablaufen?“

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